Presentem per a Office 365 la Modificació d’Empleat.

Seguim amb la sèrie de posts sobre El Portal de l’Empleat per a Office 365

En posts previs hem tractat també altres automatismes que et poden interessar com Automatitzar la sol·licitud de vacances i la Gestió de justificants

Els processos i fluxos empresarials automatitzatsdins de l’entorn de Office365 que presentem van dirigits a microempresa i Pime. Com ja vas veient, es tracta d’automatitzar processos de gestió rutinaris que erosionen la competitivitat del teu negoci fets de manera manual.

És cert que existeixen programes molt complets que realitzen aquestes i moltes altres operacions i automatismes. També és veritat que, segons la grandària, algunes empreses no poden permetre’s programes específics per a cada àrea de la seva estructura. Igualment, disposar de molts programes diferents i complexos pot, tant excedir les necessitats de la petita i mitjana empresa, com complicar la formació i desenvolupament d’alguns empleats.

Incorporar fluxos i automatitzar processosdins d’un entorn ja conegut i familiar com el de la suite de Microsoft pot ajudar en les tasques diàries mancades de valor afegit i tedioses per als teus empleats. Això et farà millorar en productivitat.

Modificació de dades dels empleats en Office365

Veurem com funciona la Modificació de dades dels empleats. Segur que t’has trobat amb el mal de cap de buscar una dada d’un membre de l’empresa i que estigui desactualitzat. T’agradaria tenir totes les dades de la plantilla ben organitzades però no ho acabeu d’aconseguir. Per què succeeix?

L’origen acostuma a estar en el fet que falta una via clara de comunicació i modificació de dades en aquest sentit. Quan hi ha un protocol de tipus puntual, la gent s’oblida i comunica les coses de la forma més ràpida per a ells. Aquestes comunicacions solen ser de tipus informal amb un Whastapp, una conversa distesa o, com a molt, un e-mail. A vegades, el que rep la informació tampoc té molt clar què fer amb ella, o no és la persona indicada. Imagina’t una conversa del tipus “Sí, m’he comprat un pis”. Atents, perquè igual és la seva manera de dir que ha canviat de domicili.

Ara imagina que en la carpeta personal de l’empleat, dins del Sharepoint de l’empresa, hi ha un formulari de Comunicació i modificació de les dades personals dels empleats. No és més probable que s’efectuï una comunicació per part de l’empleat del seu canvi d’adreça, compte bancari o telèfon.

En lloc d’enviar un email o trucada telefònica, s’emplena un formulari per a canviar les dades personals quan es necessiti. Qualsevol modificació que es produeixi en la fitxa d’un empleat pot ser registrada al moment. De manera que, ni hi ha la possibilitat d’interrompre o perdre informació des de la comunicació de l’empleat fins al seu registre en la nostra BBDD, ni es perd temps en e-mails i tasques manuals.

El responsable de l’àrea de RH tan sols aprovarà els canvis amb un clic. T’agrada estalviar temps? Si vols proposar alguna automatització de processos, fes-nos-ho saber.

I si creus que la teva empresa necessita un Projecte de Transformació Digital, dóna-li a INNOVAmee