Soluciones para digitalizar tu empresa

En este artículo, vamos a explicar diferentes soluciones que se pueden aplicar en la empresa para digitalizarse y progresar. Estas soluciones que expondremos están enmarcadas en las ayudas que concede el programa Acelera Pyme a través de la iniciativa Kit Digital y que comentamos en un el artículo anterior Kit Digital, medidas para transformar y digitalizar tu pyme.

Primeramente, antes de acometer este tipo de revolución, dentro de la organización, hay que tener en cuenta que lo primero que debe cambiar es la mentalidad de toda la organización, es decir, directivos y empleados. La Transformación Digital, es una de las piezas fundamentales para impulsar la cultura de la innovación y la base para que las organizaciones puedan prosperar. Sin embargo, si las personas no hacen suyos estos cambios, este tipo de proyectos se verán abocados al fracaso.

Por todo ello, antes de iniciarse en la digitalización, sería conveniente que una empresa especializada realizara una consultoría de la organización, para detectar los procesos y/o las áreas de mejora. En el caso que este no se pueda llevar a cabo, por falta de presupuesto o tiempo, es primordial realizar un auto análisis realista sobre los puntos de mejora de la empresa.

A partir de esta revisión, podemos agrupar las soluciones de digitalización en 10 áreas:

Sitio web y presencia en internet

Esta es una primera solución primordial para poder tener presencia en el mundo digital y dar a conocer tus productos o servicios. Es importante que tu página web refleje la identidad de tu marca y resalte aquellos aspectos que te hacen diferente.

Además, de disponer de un diseño atractivo, es necesario que la gente te pueda encontrar con facilidad, para ello, el buen posicionamiento SEO es clave, así como que la web sea web responsive (se pueda visualizar en todo tipo de dispositivos), tenga un buen rendimiento a la hora de cargar y disponga de plugins.

Si quieres conocer más sobre esta solución, tienes más información en el siguiente link.

Comercio Electrónico 

Si dispones de una tienda física y quieres dar el salto a vender en todo el mundo, además de dar a conocer tu marca a través de tu web, esta tiene que ofrecer la posibilidad de compraventa de tus productos y/o servicios a través del pago con medios digitales. Esto es la creación de un e-commerce. 

Tal y como apuntan desde EAE Business School, en su artículo “tips para crear un e-commerce con éxito”, hay que tener en cuenta diversos factores: 

  • Valor añadido: Hay que identificar el valor diferencial de tu negocio, al igual que lo haces con un negocio físico. Busca destacar, ser único e inimitable. 
  • Customer Centric: Facilita la vida al usuario. Ellos son la prioridad, por eso la navegación y la compra tienen que ser sencillas. 
  • Colabora: rodéate de partners en software y plataformas en quien confíes y que te puedan prestar el mejor servicio y la mayor complicidad en el largo plazo. 
  • Check-point: Hay que plantearse objetivos en fases e ir adaptando el e-commerce fomentando aquellos aspectos que funcionan y descartando los que no. 
  • Keep Calm: Un e-commerce no va a ser Amazon. Tienes que tener claro que todo lleva un proceso y este no suele ser corto. 
  • Adaptabilidad: Has de comprender que tu negocio si hasta ahora era físico, ahora será multicanal. Ahora tienes más factores que influyen en tu negocio y también más oportunidades. 
  • Multidispositivos: Las compras por app o en smartphones son la base de las compras en la red. Tu canal debe estar adaptado a esta tecnología. 

Si quieres saber como INNOVAmee te podría apoyar como partner en esta faceta, pincha en el enlace. 

Gestión de redes sociales 

Muchas empresas piensan que la gestión de las redes sociales es algo sencillo, pero para que esta gestión sea eficaz y dé sus frutos tiene que haber detrás un análisis previo, una definición de la estrategia que queremos seguir, un planificación de las publicaciones , un conocimiento de nuestro buyer persona, así como el seguimiento de los resultados y la adaptación de la estrategia en función de dichos resultados. 

El primer paso es establecer las redes sociales en donde queremos incidir, teniendo en cuenta tu propio negocio. Es decir, hay redes sociales que tienen una mayor importancia según el sector donde estas. Por ejemplo, un e-commerce de moda, tiene una prioridad mayor en el uso de instagram que en Linkedin. A pesar de ello, hoy en día las redes sociales son transversales y conviene no descuidar ningun flanco a la vez que tenemos que saber nuestra capacidad de abarcar todas ellas. 

Por ello, es importante conocer donde está nuestro público. Por ello, a pesar que allá unos indicios que te hagan suponer que una red será más importante para ti, no hay que descartar otras. Muchas veces el ensayo-error es la mejor forma de descubrir lo que funciona y además te servirá para aprender. 

Sin embargo, si buscas un partner que te acompañe en el descubrimiento de las redes sociales, en INNOVAmee puedes encontrar un aliado. En el siguiente documento te explicamos como podemos ayudarte. 

Gestión de clientes 

Un CRM (Customer Relationship Manager) es una herramienta que te permite la gestión de los clientes, tanto antiguos como nuevos, así como los leads que vas tratando. 

Muchas empresas se plantean la implementación de esta herramienta una vez han alcanzado cierto volumen o bien porque ya no son capaces de gestionar de forma adecuada sus clientes. Sin embargo, es una herramienta que es muy útil para estandarizar procesos dentro de nuevas compañías pues permite generar previsiones y con ello tener una hoja de ruta. 

Entre las principales funciones que podemos destacar de un CRM: 

  • Gestión de clientes: a través del software, podrás consultar la información del cliente, compras y posibles proyectos. 
  • Gestión de Leads: podrás hacer la gestión comercial para que estos lleguen a ser clientes haciendo un seguimiento de las oportunidades. 
  • Gestión de oportunidades: gracias al envío de ofertas, presupuestos podrás avanzar en los pasos necesarios para completar una venta. 
  • Gestión de las tareas comerciales: la herramienta permite organizar y asociar acciones a realizar como llamadas, emails, envío de presupuestos, etc. 
  • Reporting, planificación y seguimiento comercial: dispondrás de KPI´s para valorar las acciones realizadas y mejorarlas. Conocer el estado de los proyectos y las oportunidades, así como generar informes. 
  • Notificaciones: permite disponer de avisos sobre clientes y/o proyectos. 

Si necesitas ayuda para conocer que CRM se adapta mejor a tu negocio y necesitas asesoramiento, en INNOVAmee podemos acompañarte en la configuración e implementación del CRM que mejor encaje en tu empresa. 

Business Intelligence y Analítica 

Los sistemas de Business Intelligence, son aquellos que buscan optimizar la toma de decisiones a partir de la evaluación de los datos internos de la empresa. Una vez disponemos delos datos agrupados, podremos analizar la información y haremos que la toma de decisiones sea más rápida, efectiva y con mejores resultados. Por ello, las herramientas de BI exportan los datos en formatos gráficos para que sean fácilmente interpretables y se puedan generar reportes precisos. 

La parte de bussines analítica, se encarga de la predicción de los comportamientos a futuro teniendo en cuenta las tendencias y métricas pasadas. 

En INNOVAmee disponemos de las herramientas necesarias para que la toma de decisiones se base en datos, de manera clara y precisa. Si necesitas conocer que herramientas podrías usar, te dejamos el siguiente documento para ampliar información.  

Oficina Virtual 

Generar entornos colaborativos fomenta las buenas ideas, hace crecer las empresas, fomenta el compañerismo y vincula a las personas con la empresa. Además, cada vez más empresas hacen jornada laboral donde combinan la oficina presencial y el teletrabajo.  

Por todo ello, disponer de herramientas que faciliten el día a día de tus trabajadores es primordial. Hoy en día existen muchas herramientas para la gestión de equipos y proyectos, bien a través de gestores documentales o herramientas que integran otras funcionalidades como microsoft 365 con Teams, Sharepoint, etc. 

En INNOVAmee somos especialistas en la configuración de estas herramientas, así como en la mejora de los procesos para sacarle el máximo partido creando workflows para automatizar tareas. Si quieres conocer más sobre estas, clica en el siguiente link. 

Gestión de procesos 

Los softwares de gestión de procesos de negocio permiten, como su propio nombre indica, mejorar los procesos y automatizarlos. Estos softwares, inciden en todas las áreas de la empresa y permiten la automatización de aquellas tareas repetitivas. Entre las principales funciones que se pueden mejorar por cada área: 

  • Contabilidad: digitalización de cobros y pagos, generación de informes y balances, así como de activos, etc. 
  • Facturación: automatización de facturas y generación de albaranes, así como generación de presupuestos. 
  • Proyectos: seguimiento de costes y ajustes con presupuestos, optimización de activos, etc. 
  • Gestión de stock: mejora del mismo a través de previsiones, actualizaciones, etc. 
  • RRHH: gestión de nóminas, vacaciones, bajas, etc. 

Logística: gestión de envíos, rutas, etc. 

Si quieres un partner de confianza que te ayude a implantar esta herramienta y te pueda aconsejar y apoyar en la implementación de las automatizaciones, te podemos ayudar. Además, tienes más información de como en el siguiente documento. 

Factura Electrónica 

Gracias a esta solución podrás digitalizar el flujo de emisión de las facturas a tus clientes. Tal y como apuntan desde factura-eUna factura electrónica es, al igual que una factura física, un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. La única diferencia es que está es digital. Por lo tanto, la factura electrónica es una alternativa legal a la factura en papel.” 

El disponer de una herramienta para digitalizar la emisión de facturas, te permitirá mejorar su tratamiento, emitir un número ilimitado de facturas a través de email, personalizarlas, etc.  

Con todo ello, además, reducirás errores humanos, reducirás la huella de CO2, al reducir el papel y eliminar envíos, evitarás espacio para almacenar dichas facturas, etc. 

Si necesitas más información sobre esta solución puedes seguir leyendo aquí. 

Comunicaciones seguras 

Cada día aparecen más noticias sobre empresas que han sido jaqueadas o bien que han sufrido ciberataques. Todas las empresas están expuestas a sufrir dichos ataques, desde las más grandes a las más pequeñas. Por ello, disponer de buenos sistemas preventivos, ayudará a asegurar que las comunicaciones entre tus empleados no sufran intrusiones de terceros. 

En INNOVAmee disponemos de personal experto en seguridad. Podemos acompañarte en tu proceso de mejora para que disponga de una red segura. Si quieres saber como lo haríamos tienes más información en el siguiente documento. 

Ciberseguridad 

Tal y como señalan desde Incibe (instituto Nacional de Ciberseguridad) en su artículo ¿Se puede medir la confianza digital en las empresas? Y concretamente en su dosier titulado: “«Indicadores sobre confianza digital y ciberseguridad en España y la Unión Europea” se concluye que: «Aunque  las  grandes  empresas  y  organizaciones  están  más preparadas para gestionar y abordar las consecuencias de riesgos de seguridad digital, los datos sugieren que este no es el caso de las pymes, y en particular de las microempresas, que puede enfrentarse a limitaciones financieras, de gestión, de habilidades y de conocimientos. 

La formación y la concienciación en ciberseguridad son aspectos clave para reducir y afianzar la confianza digital.Los datos muestran  que hay margen para incrementar la formación en ciberseguridad por parte de las empresas de su personal.» 

Por todo ello, es básico realizar ciertas mejoras en las empresas centradas en:  

  • Antimalware: programas diseñados para prevenir, detectar y remediar softwares maliciosos en dispositivos informáticos. 
  • Antispyware: Software de seguridad, especialmente diseñado para proteger a un equipo contra spyware y otro software potencialmente no deseado. 
  • Correo seguro: mejoras encaminadas a mejorar el email de la empresa, focalizada especialmente en: 
    • Antispam: solución de software que permite a los usuarios prevenir spam (correos no deseados).  
    • Antiphishing: solución centrada en el correo para evitar malware para robar credenciales. 
  • Formación en ciberseguridad: las personas en su actuación diaria son los primeros cortafuegos para evitar que se produzcan ataques en las empresas. Por ello es priomordial que tengan una buena formación y conciencación para detectar y prevenir estos ataques. 

En INNOVAmee disponemos de especialistas en formación en ciberseguridad y disponemos de las herramientas para proteger tu empresa y hacerla más segura. Tienes más info aquí. 

INNOVAmee, tu partner de confianza 

En INNOVAmee estamos muy concienciados con la mejora y evolución de las Pymes. Por ello, nos hemos dado de alta como agente digitalizador de red.es para poder ayudar al mayor número de empresas en su proceso de digitalización. 

Llevamos más de 12 años asesorando y dando soporte IT a empresas de todos los tamaños e índole y queremos ser el partner de confianza al que puedas acudir.  En este momento crucial de las empresas, en donde la transformación digital es un elemento esencial para poder sobrevivir, has de buscar un acompañamiento profesional y cercano que te pueda aconsejar.   

Si quieres saber más sobre casos de éxito concretos, información específica sobre alguna de las soluciones o tienes dudas sobre las ayudas, no dejes de contactar con nosotros sin ningún compromiso. 

El equipo de Transformación Digital Barcelona de INNOVAmee. 

 

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