En este artículo os proponemos una solución informática para empresas basada en Microsoft Office 365 para automatizar la solicitud de vacaciones. También comentaremos las ventajas de establecer un flujo automático de solicitud de vacaciones con un formulario para los empleados.

Una de las tareas que dan más pereza al área de recursos humanos (y menos productivas) es la gestión de las vacaciones; aprobación de días libres, gestión de solapes de vacaciones de distintos empleados de una misma área de la empresa, enviar y recibir correspondencia que llena el buzón, para finalmente realizar tablas para comprobar y recontar días libres y vacaciones por empleado.

¿Os imagináis poder automatizar el proceso de solicitud de vacaciones? ¿No sería genial disponer de un formulario para solicitar las vacaciones y días libres en cualquier momento? ¿Os gustaría con sólo un click enviar un e-mail de aprobación de la solicitud de vacaciones? Y todavía mejor, ¿no sería la caña que los días solicitados de vacaciones crearan automáticamente una tabla con todos los empleados y días? ¿Y si encima se puede ver o exportar a un Excel?

Empieza a pensar en el tiempo que te sobrará después de implantar esta automatización para la solicitud de días libres.

Flujo para automatizar la solicitud de vacaciones

Desde INNOVAmee hemos creado el siguiente flujo de solicitud de vacaciones como solución informática para las empresas que han realizado la migración a Office 365. ¿Cómo funciona?

Se crea un formulario de solicitud de vacaciones que puede estar colgado en la intranet o sharepoint. El formulario de solicitud de vacaciones tiene los campos que deseemos para rellenar por parte del empleado. Una vez completado el trabajador lo envía sólo clicando el botón de finalizar. Con ello el responsable de la empresa asignado o de RRHH recibe un e-mail de solicitud de vacaciones. Este e-mail permite aprobar o denegar la solicitud de los días solicitados mediante un click.

Con ello se generan dos acciones: En primer lugar, el trabajador recibe un e-mail automático con la confirmación de la aprobación de las vacaciones, o con la denegación de los días solicitados. En caso de aprobación de la solicitud, la información del formulario se incorpora de forma automática a una lista en el propio Sharepoint.

La lista creada en la intranet permite recoger de forma automática todos los días de vacaciones aprobados de los trabajadores de una empresa y poderlos filtrar como se desee. Por ejemplo, mirar en un mes determinado cuanta gente de un departamento de la empresa hace vacaciones.

Además, cada empleado puede consultar individualmente los días libres que tiene solicitados.

Diagrama del flujo de automatización de las vacaciones de INNOVAmee INNOVAmee

¿Qué más se puede pedir? Ah, sí. Estas listas son exportables en otros formatos para ser incorporadas en programas como, por ejemplo, Excel. Mira qué bien les queda a SAPmee una vista de una lista de vacaciones en su Sharepoint.

Lista de vacaciones automatizadas INNOVAmee – INNOVAmee

¿Deseas automatizar la solicitud de vacaciones y días libres en tu empresa? Contacta con tus informáticos de confianza en Barcelona INNOVAmee