Asana es una herramienta de gestión del trabajo, diseñada para ayudar a los equipos a organizar, realizar un seguimiento y gestionar su trabajo. Hace un tiempo, desde INNOVAmee alcanzamos una alianza con Asana.

Los equipos pueden crear proyectos, asignar tareas, establecer plazos y comunicarse directamente dentro de Asana. Dicha herramienta está pensada para que una tarea tenga un responsable, ya que así se evita que la tarea quede en tierra de nadie y no se complete. Eso sí, pueden colaborar varias personas en una misma tarea. En dicha tarea, disponemos del plazo de entrega, el proyecto al cual pertenece y una breve descripción de esta misma. Además, dentro de cada tarea se pueden crear subtareas que dependan de la tarea principal. Es decir, una lista de cosas a realizar para completar la tarea genérica para así avanzar con el proyecto.

Cada vez que se termina una tarea se puede marcar como completada a través de un tic verde que se encuentra al lado izquierdo de la tarea.

Asana dispone en cada tarea de una sección de comentarios, que permite irse comunicando con el equipo, así no perdemos los mensajes referentes a cada tarea. Siempre quedarán guardados los mensajes o preguntas relacionadas con el proyecto, ya que si lo hiciéramos por otra vía sería más difícil para una posterior búsqueda.

Otra ventaja de Asana es que permite, a través de las tareas, adjuntar documentos. Así pues, se puede ir subiendo el progreso de una tarea para ponerla en común con otros compañeros.

Dentro de Asana podemos encontrar diferentes apartados:

• Mis tareas: Aquí es donde aparecen las tareas que nos han sido asignadas, así las podemos ir siguiendo más fácilmente. Se pueden ordenar según la fecha de entrega o el proyecto al cual pertenecen. También podemos encontrar los colaboradores de cada tarea.
• Bandeja de entrada: Aquí encontramos toda la información que nos llega a nuestro perfil de Asana: asignación de nuevas tareas, reacciones a nuestros comentarios, comentarios en los que se nos etiqueta… También se puede filtrar y ordenar según la fecha o el tipo de contenido que sea
• Favoritos: Podemos hacer una lista de favoritos para asignar algunos equipos, como por ejemplo los que usemos con más frecuencia.

Los proyectos en Asana

Dentro de los proyectos, estos se encuentran dentro de un equipo en Asana e incluyen grupos de tareas relacionadas entre sí. Es decir, dentro de un proyecto podemos ir incluyendo subtareas, que se pueden agrupar desde proyectos con fechas límite (como el lanzamiento de un producto) hasta procesos en curso (como la gestión de un calendario editorial). Asimismo, desde Asana también podemos visualizar los proyectos en diferentes modos: tablas, calendarios, listas o líneas de tiempo. Estas vistas ayudan a tener una visión general de las tareas y su cronograma, facilitando la planificación y gestión del trabajo.

Una vez tenemos el proyecto creado, lo podemos organizar para mantener todo organizado, de manera que sea más fácil de repasar. Dentro de dicho proyecto podemos crear secciones para agrupar las citadas subtareas según su temática. Deberemos indicar el responsable de cada tarea y la fecha de entrega, así todos los miembros del equipo tienen constancia del trabajo.

A medida que los compañeros empiecen a trabajar dentro del proyecto, podremos ir viendo el progreso y qué tareas están completadas. Por otro lado, individualmente puedes ir entregando actualizaciones del estado de tu tarea para que el resto del equipo lo vea.

Planificación de los objetivos de la empresa

Una gran cantidad de empresas emplean tiempo y recursos para organizar sus objetivos, que después suelen caer en el olvido. Con los objetivos en Asana, además de tenerlos siempre presentes, podemos ver como se relacionan con el trabajo que hay que hacer para alcanzarlos.

Las empresas trabajan mejor cuando todos tienen en claro la misión, los objetivos y el trabajo diario que hay que realizar para lograrlos. Con Asana, podemos ver con claridad tanto a quien se le asigna una subtarea, así como un objetivo del que se encarga un director general.

Cuando tienes suficientes proyectos y los agregas a un portafolios logras ver en tiempo real lo que sucede con las tareas. Al agregar los Objetivos, las empresas ahora pueden trabajar con un solo sistema para definir sus metas y gestionar todo el trabajo necesario para alcanzar dichos objetivos.

Integraciones con aplicaciones

Otra funcionalidad de Asana es que permite integrarse con las herramientas que el equipo puede usar durante el día a día, como pueden ser Teams, Microsoft Office 365, Gmail, Calendario de Google, Dropbox y muchas más. Esto permite una mayor flexibilidad y eficiencia al trabajar con diferentes herramientas.

Esta función de integrar aplicaciones puede resultar eficaz a la hora de planificar una reunión con los compañeros de trabajo o bien reuniones individuales. Primero de todo, deberemos crear una plantilla de agenda reuniones de Asana, para poder añadir los datos de la reunión (participantes, hora, documentos adjuntos, temas a tratar…).

Por ejemplo, las reuniones de Zoom vinculadas a una tarea de Asana, adjuntarán automáticamente las grabaciones y transcripciones de la reunión a dicha tarea una vez finalizada la reunión.

Calendario de contenidos

Como comentábamos anteriormente, Asana permite diferentes maneras de visualizar los proyectos y tareas. Una de las más usadas es el calendario de contenidos. Si estás gestionando un calendario de contenidos, lo mejor es verlo en vista de calendario, ya que puedes ver todo el programa de publicaciones en un solo lugar y modificar las fechas sin usar otra herramienta. La vista de calendario te permite ahorrar tiempo porque te muestra todas las tareas de contenido existentes y sus fechas de entrega.

En conclusión, gracias a Asana podremos implementar sistemas modernizados en nuestra empresa y la opción de trabajar todo el equipo juntos y ver los progresos de las tareas.

ASANA es la empresa líder en la gestión de proyectos. Actualmente más del 80% de las empresas Fortune utilizan esta herramienta para la gestión de sus proyectos. Podemos destacar entre estas a Greenpeace, L’Oréal, Vodafone, Philips o National Geographic, entre otras.

 

El equipo de Transformación Digital Barcelona de INNOVAmee.