Asana és una eina de gestió del treball, dissenyada per ajudar els equips a organitzar, fer un seguiment i gestionar la seva feina. Fa un temps, des d’INNOVAmee vam aconseguir una aliança amb Asana.

Els equips poden crear projectes, assignar tasques, establir terminis i comunicar-se directament a Asana. Aquesta eina està pensada perquè una tasca tingui un responsable, perquè així s’evita que la tasca quedi a terra de ningú i no es completi. Això sí, poden col·laborar diverses persones en una mateixa tasca. En aquesta tasca, disposem del termini de lliurament, el projecte al qual pertany i una breu descripció. A més, dins de cada tasca es poden crear subtasques que depenguin de la tasca principal. És a dir, una llista de coses a fer per completar la tasca genèrica per així avançar amb el projecte.

Cada vegada que s’acaba una tasca es pot marcar com a completada mitjançant un tic verd que es troba al costat esquerre de la tasca.

Asana disposa a cada tasca d’una secció de comentaris, que permet anar comunicant-se amb l’equip, així no perdem els missatges referents a cada tasca. Sempre quedaran desats els missatges o preguntes relacionades amb el projecte, ja que si ho féssim per una altra via seria més difícil per a una recerca posterior.

Un altre avantatge d’Asana és que permet, a través de les tasques, adjuntar documents. Així doncs, es pot anar pujant el progrés d’una tasca per posar-la en comú amb altres companys.

Dins d’Asana podem trobar diferents apartats:

• Les meves tasques: Aquí és on apareixen les tasques que ens han estat assignades, així les podem anar seguint més fàcilment. Es poden ordenar segons la data de lliurament o el projecte a què pertanyen. També hi podem trobar els col·laboradors de cada tasca.
• Safata d’entrada: Aquí trobem tota la informació que ens arriba al nostre perfil d’Asana: assignació de noves tasques, reaccions als nostres comentaris, comentaris on se’ns etiqueta… També es pot filtrar i ordenar segons la data o el tipus de contingut que sigui.
• Favorits: Podem fer una llista de favorits per assignar alguns equips, com per exemple els que fem servir amb més freqüència.

Els projectes a Asana

Dins dels projectes, aquests es troben dins un equip a Asana i inclouen grups de tasques relacionades entre si. És a dir, dins d’un projecte podem anar incloent-hi subtasques, que es poden agrupar des de projectes amb dates límit (com el llançament d’un producte) fins a processos en curs (com la gestió d’un calendari editorial). Així mateix, des d’Asana també podem visualitzar els projectes de diferents maneres: taules, calendaris, llistes o línies de temps. Aquestes vistes ajuden a tenir una visió general de les tasques i el seu cronograma, facilitant la planificació i la gestió del treball.

Un cop tenim el projecte creat, el podem organitzar per mantenir-ho tot organitzat, de manera que sigui més fàcil de repassar. Dins aquest projecte podem crear seccions per agrupar les subtasques esmentades segons la seva temàtica. Cal indicar el responsable de cada tasca i la data de lliurament, així tots els membres de l’equip tenen constància de la feina.

A mesura que els companys comencin a treballar dins del projecte, podrem anar veient el progrés i quines feines estan completades. D’altra banda, individualment es poden anar lliurant actualitzacions de l’estat de les nostres tasques perquè la resta de l’equip ho vegi.

Planificació dels objectius de l’empresa

Una gran quantitat d’empreses utilitzen temps i recursos per organitzar els seus objectius, que després solen caure en l’oblit. Amb els objectius a Asana, a més de tenir-los sempre presents, podem veure com es relacionen amb la feina que cal fer per assolir-los.

Les empreses treballen millor quan tothom té clar la missió, els objectius i el treball diari que cal fer per assolir-los. Amb Asana, podem veure amb claredat tant a qui se li assigna una subtasca, així com un objectiu de què s’encarrega un director general.

Quan tens prou projectes i els afegeixes a un portafolis aconsegueixes veure en temps real el que passa amb les tasques. A l’afegir els objectius, les empreses poden treballar amb un sol sistema per definir els seus objectius i gestionar tota la feina necessària per assolir aquests objectius.

Integracions amb aplicacions

Una altra funcionalitat d’Asana és que permet integrar-se amb les eines que l’equip pot utilitzar durant el dia a dia, com ara Teams, Microsoft Office 365, Gmail, Calendari de Google, Dropbox i moltes més. Això permet més flexibilitat i eficiència en treballar amb diferents eines.

Aquesta funcionalitat d’integrar aplicacions pot ser eficaç a l’hora de planificar una reunió amb els companys de feina o bé reunions individuals. Primer de tot, cal crear una plantilla d’agenda reunions d’Asana, per poder afegir les dades de la reunió (participants, hora, documents adjunts, temes a tractar…).

Per exemple, les reunions de Zoom vinculades a una tasca d’Asana adjuntaran automàticament els enregistraments i transcripcions de la reunió a aquesta tasca un cop finalitzada la reunió.

Calendari de continguts

Com comentàvem anteriorment, Asana permet diferents maneres de visualitzar els projectes i tasques. Una de les més utilitzades és el calendari de continguts. Si estàs gestionant un calendari de continguts, el millor és veure’l en vista de calendari, ja que pots veure tot el programa de publicacions en un sol lloc i modificar les dates sense fer servir cap altra eina. La vista de calendari permet estalviar temps perquè mostra totes les tasques de contingut existents i les seves dates de lliurament.

En conclusió, gràcies a Asana podrem implementar sistemes modernitzats a la nostra empresa i tindrem l’opció de treballar tot l’equip junts i veure els progressos de les tasques.

ASANA és l’empresa líder en la gestió de projectes. Actualment, més del 80% de les empreses Fortune utilitzen aquesta eina per a la gestió dels seus projectes. Podem destacar entre aquestes Greenpeace, L’Oréal, Vodafone, Philips o National Geographic, entre d’altres.

 

L’equip de Transformació Digital Barcelona d´INNOVAmee.